DOC.PL - Oferta dla Urzędu Gminy lub Urzędu Miasta

Prezentujemy Państwu naszą ofertę dotyczącą wsparcia Urzędu Gminy lub Urzędu Miasta
w realizacji nowych obowiązków wynikających z nowelizacji UCPG.

Ogólny opis oferty dotyczy:

•  
  systemu IT wspomagającego gminy w realizacji zadań wynikających ze znowelizowanej Ustawy o Utrzymaniu Czystości i Porządku w Gminach (dalej zwanej w skrócie u.c.p.g.),
•  
  utworzenia bazy nieruchomości dla celów zarządzania przez gminę systemem gospodarki odpadami komunalnymi,
•  
  przyjętego przez nas sposobu i trybu wdrożenia Systemu w gminach,
•  
  utrzymania Systemu DOC.pl i serwisu oprogramowania, w tym wprowadzania niezbędnych modyfikacji wynikających ze zmian Ustawy oraz prawa miejscowego.

Podstawowe informacje dotyczące oferowanego przez nas Systemu DOC.pl są następujące:

1. System DOC.pl jest efektem współpracy z dwiema grupami roboczymi z dwóch różnych województw – na przełomie 2011 i 2012 roku zostały podpisane z zainteresowanymi gminami listy intencyjne na realizację wspólnego przedsięwzięcia budowy Systemu IT wspomagającego gminy w realizacji zadań wynikających ze znowelizowanej u.c.p.g. Na bazie współpracy z gminami, dokonanej we własnym zakresie analizy i współpracy z konsultantami zewnętrznymi zostały określone wymagania na System.

2. System kompleksowo wspiera zadania gmin wynikające z u.c.p.g. 

3. System został opracowany w taki sposób i w takiej technologii, że:
   •  
     Gminy mogą korzystać z usług Systemu z wykorzystaniem Internetu bez konieczności inwestowania w zakup sprzętu komputerowego czy dodatkowego oprogramowania.
   •  
     Istnieje możliwość „posadowienia” Systemu na dedykowanych serwerach w urzędzie, jeśli gmina lub miasto wybierze taką opcję wdrożenia (cena Systemu wtedy będzie wyższa i jest zależna od konkretnych wymogów gminy lub miasta w tym zakresie).
   •  
     Możliwe jest jego wdrożenie przez związki międzygminne razem z gminami w wypadkach, kiedy część zadań gmin wynikających z regulacji u.c.p.g. przejmuje związek międzygminny. Należy wskazać, że z większości interpretacji regulacji u.c.p.g. wynika, że związek międzygminny nie może przejąć od gminy wszystkich zadań związanych z zarządzaniem system gospodarki odpadami komunalnymi na terenie gminy. W szczególności dotyczy to podejmowania decyzji o wymiarze opłat za gospodarowanie odpadami, których tryb podejmowania podlega ordynacji podatkowej. Stąd też, w naszym Systemie zostały przewidziane różne możliwości realizacji zadań przez związek międzygminny oraz różne konfiguracje podziału zadań wynikających z regulacji u.c.p.g. na te, które gmina realizuje we własnym zakresie i na te, które realizuje związek międzygminny.
   •  
     W wypadkach, kiedy zaistnieje konieczność lub gmina/miasto podejmie decyzje w zakresie przejęcia części lub całości zadań realizowanych dotąd przez związek międzygminny przewidziano w Systemie możliwości elastycznego dostosowania działania gminy/miasta do zmian takich uwarunkowań.

4. W zakresie wsparcia w utrzymaniu Systemu w gminie (wprowadzanie zmian, zgłaszanie błędów, sugestii) po jego wdrożeniu zakładamy dwie formy wsparcia:
   •  
     Wsparcie on-line poprzez korzystanie z dedykowanych usług Systemu,
   •  
     Wsparcie oferowane lokalnie poprzez zaufane dla gminy podmioty.

Przykładowe korzyści z wdrożenia usług Systemu:

•  
  możliwości oferowania efektywnych usług komunikacji i elektronicznego przekazywania danych,
•  
  łatwe i niemal natychmiastowe wprowadzanie odpowiednich zmian, aktualizacji do Systemu np. w związku ze zmianami uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych,
•  
  możliwość zarządzania w Systemie przez gminy indywidualnymi stronami WWW z usługami Systemu i publikowanymi treściami,
•  
  dostęp do Systemu niezależny od godzin pracy urzędu gminy lub miasta,
•  
  system tani w eksploatacji dla gminy (m.in. ze względu na brak konieczności po stronie gminy angażowania własnych zasobów IT do zadania utrzymania Systemu),
•  
  wysyłanie wiadomości, powiadomień, informacji w trybie SMS i e-mail.

Standardowy zestaw usług oferowanych w ramach naszej oferty jest następujący:

1. Wdrożenie w gminach usług Systemu wspierającego gminy w realizacji zadań wynikających z regulacji u.c.p.g.
2. Dostarczenie narzędzi i wytycznych dla celów stworzenia przez gminy w Systemie IT bazy nieruchomości dla celów zarządzania przez gminę Systemem gospodarki odpadami komunalnymi.
3. Utrzymanie usług świadczonych przez System na rzecz gminy po wdrożeniu Systemu oraz przechowywanie/przetwarzanie danych gminy związanych z zarządzaniem system gospodarki odpadami.
4. Utrzymanie stron WWW dedykowanych danym gminom dla celów wymiany informacji w Systemie i zamieszczania materiałów oraz zestawień, o których mowa w u.c.p.g.
5. Aktualizacja zasad działania w związku ze zmianami uwarunkowań prawnych i realizacja zmian indywidualnych dla danej gminy lub miasta w związku z odpowiednimi wnioskami przekazywanymi przez urzędy.
6. Dostarczenie narzędzi i wytycznych dla celów integracji Systemu/wymiany danych z innymi bazami/systemami w urzędach.
7. Realizacja mobilnych aplikacji umożliwiających wymianę danych pomiędzy urzędami gmin i miast a firmami wywozowymi np. w celu kontroli i sprawozdawczości dotyczącej odpadów komunalnych odbieranych dla poszczególnych nieruchomości, obszarów lub sektorów.
8. Kontrola pracy/tras firm wywozowych na podstawie plików z danymi z nadajników GPS otrzymywanych od tych firm.
9. Moduł symulatora kosztów i kalkulacji opłat, który pozwala na podstawie wprowadzonych danych z roku bazowego lub innych danych obliczanie wymiarów opłat, które powinni ponosić właściciele nieruchomości zamieszkałych i niezamieszkałych z tytułu selektywnej i nieselektywnej zbiórki odpadów.

Tryb współpracy z gminą/miastem i tryb wdrożenia Systemu stosowany przez nas:

1. Podpisanie umowy o zachowaniu poufności/zachowanie tajemnicy informacji służbowych oraz umów przedwstępnych na zakup Systemu razem ze stworzeniem bazy nieruchomości. Po podpisaniu tych dokumentów, ze strony naszej firmy zostaną przekazane szczegółowe informacje dotyczące specyfiki usług Systemu DOC.pl.
2. Podpisanie umowy na zakup Systemu i zbudowanie bazy nieruchomości. 
3. Realizacja działań związanych z przygotowaniem danych gmin do załadowania do Systemu będzie realizowana w kolejności podpisania przez gminy umów na wdrożenie Systemu i przygotowanie danych (innymi słowy w pierwszym rzędzie będą „obsługiwane” gminy, które pierwsze podpisały/podpiszą z nami umowy). Nasza firma, po podpisaniu umów, określa dla gmin „kolejkę” działań i współpracy z gminami w zakresie przygotowania danych do załadowania do systemów. 
4. Wdrażanie Systemu w gminach zgodnie z określonymi terminami.
5. Wprowadzenie zmian do Systemu wynikających ze zmian uwarunkowań lokalnych i „centralnych” (zmiany uwarunkowań prawnych na poziomie centralnym lub zmiany prawa miejscowego) realizowane w ramach usługi utrzymania Systemu DOC.pl.

W szczególności chcielibyśmy zwrócić uwagę na aspekt przygotowania się do wdrożenia Systemu gospodarki odpadami w kontekście utworzenia bazy nieruchomości w gminie. Naszym zdaniem jest to poważne zadanie i gminy powinny przynajmniej od początku III kwartału br. rozpocząć przygotowania do budowy takiej bazy. Ogólna koncepcja dotycząca takiego procesu i uzasadnienie naszego stanowisko została w skrócie zawarta w rozdziale "Utworzenie i aktualizacja bazy nieruchomości".

Razem z usługami Systemu oferujemy narzędzia, które pozwolą na automatyzację pobierania danych i tworzenie baz nieruchomości w gminach i miastach. System posiada również wbudowany symulator kosztów funkcjonowania Systemu gospodarki odpadami komunalnymi i naliczania opłat dla właścicieli nieruchomości na bazie danych z roku referencyjnego (chodzi o dane dot. odpadów i dane dotyczące nieruchomości i mieszkańców).

Jeżeli są Państwo zainteresowani naszą ofertą, uprzejmie prosimy o skontaktowanie się z nami. 

Namiary do kontaktów są następujące: 

numer telefonu:     (22) 245 24 72, 795 45 55 02

Chcielibyśmy jeszcze raz podkreślić, że dodatkowe dokumenty dotyczące usług naszego Systemu i sposobu jego wdrożenia będziemy mogli udostępnić po podpisaniu umowy o zachowaniu poufności. Istnieje również możliwość zaprezentowania naszej oferty i Systemu u Państwa w urzędzie bez konieczności podpisania umowy o poufności.

W razie konieczności wyjaśnień, dodatkowych pytań, uprzejma prośba o kontakt.

Z poważaniem,

RAD Sp. z o.o.